Pandémie grippale, données personnelles et plan de continuité

• Dans le cadre du plan de continuité d’activité dont l’adoption est recommandée par le gouvernement pour lutter contre la pandémie grippale, les entreprises sont amenées à collecter auprès de leurs salariés des informations personnelles supplémentaires non comprises dans la norme simplifiée n° 46.Les données du personnel font souvent  l’objet de la norme simplifiée 46. Toutefois, celle-ci ne me semble pas suffisante au regard de l’entreprise qui collectera des données à caractère médical (le plus souvent en dehors des arrêts de travail sur la nature de l’absence, sur les proches malades etc.).
  Pour cette raison, il me semble préférable d’effectuer une déclaration normale dont la finalité serait l’établissement du plan de continuité d’activité.

L’objectif du traitement doit quant à lui être présenté comme un moyen de communiquer avec les salariés à leur domicile dans l’hypothèse d’une fermeture de l’entreprise, d’organiser la gestion des emplois du temps en fonction de l’état de santé des salariés (ou de l’entourage familial du salarié) et des moyens de transport qu’ils utilisent.

Ce traitement a également pour objectif de permettre un recensement des personnes malades afin de réagir au risque de pandémie.

Aucun transfert des informations hors de l’Union Européenne ne doit être envisagé, ni échange de données (cadres 7 et 9 de la déclaration).

Les fonctions de l’application seront l’enregistrement à la base donnée du personnel des coordonnées personnelles des salariés, des moyens de transport utilisés, de l’existence d’enfants scolarisés ou gardés collectivement atteints de la grippe A, de la contamination du salarié par la grippe A et de l’arrêt de travail en résultant.

Les règles de contrôle des accès à l’application et de protection du réseau contre les intrusions extérieures sont les même que dans les déclarations précédentes, de même que l’inexistence d’une protection particulière des données par indemnisation ou chiffrement.

Les catégories de données enregistrées sont les suivantes :

A – nom, prénom, date et lieu de naissance du salarié,

C – situation familiale, existence et nombre d’enfants scolarisés ou gardés en structure collective,

F – adresse postale, coordonnées téléphoniques et adresse des messageries électroniques personnelles,

I – moyens de déplacement des salariés.

L’ensemble de ces données seront communiquées par les salariés et seront conservées pendant la durée de maintien en vigueur du plan de continuité de l’activité.

Ces données ne seront accessibles qu’au service de gestion des ressources humaines ou à la cellule de crise éventuellement mise en place au sein de la société.

Les intéressés seront informés de leur droit par un affichage, de la même manière que pour les autres traitements mis en place.

Les salariés peuvent habituellement exercer un droit d’accès par voie postale, sur place ou par courrier électronique pour un délai moyen de communication de 15 jours.

Je vous recommande enfin de prévoir l’affichage sur le formulaire de collecte des informations précitées, de la mention d’information suivante recommandée par la CNIL : « afin d’établir le plan de continuité d’activité de l’entreprise préconisé par les pouvoirs publics dans le cadre du plan national de prévention et de lutte pandémie grippale, nous souhaitons recueillir vos coordonnées personnelles, afin de pouvoir vous joindre (téléphone fixe ou portable, e-mail personnel), ainsi que les moyens de transport utilisés pour vous rendre sur votre lieu de travail.

De même, la connaissance de votre état de santé ou de celui de votre entourage familial vis-à-vis de la grippe A nous sera utile.

Nous vous recommandons de nous transmettre ces informations, afin de pouvoir vous prévenir et organiser la continuité de notre activité en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.

Les destinataires de ces données sont exclusivement les personnes habilités du service de gestionnaire des ressources humaines ou de la cellule de crise éventuellement mise en place à cet effet.

Conformément à la Loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder à ces informations et les faire rectifier en vous adressant à . [service et coordonnées à compléter] ».